Description

Propósito del Puesto

Profesional responsable de la gestión operativa de proyectos de marketing y producción creativa, asegurando el cumplimiento de tiempos, correcta asignación de recursos, control financiero (facturación) y administración de materiales digitales en plataformas especializadas. Actúa como enlace entre el cliente, equipos creativos y áreas internas.

Responsabilidades prioritarias

• Administrar y dar seguimiento diario a proyectos y tareas en Workfront, asegurando la actualización de estatus, creación y gestión de jobs, cumplimiento de entregables, fechas clave y prioridades.
• Monitorear el avance de los proyectos contra la planeación establecida, identificando riesgos, errores o retrasos y escalándolos oportunamente cuando sea necesario.
• Gestionar la asignación de recursos y carga de trabajo del equipo creativo, incluyendo la validación de horas registradas y la redistribución de tareas de acuerdo con prioridades y urgencias.
• Mantener una comunicación constante con clientes, stakeholders y equipos internos para garantizar la alineación, visibilidad y seguimiento efectivo de los proyectos.
• Elaborar reportes periódicos de estatus y desempeño, proporcionando visibilidad sobre avances, pendientes y próximos pasos.
• Coordinar el proceso de facturación mensual (Fee HUB), consolidando horas trabajadas y actividades reportadas, validando información con las áreas involucradas y conciliando datos entre Workfront y los acuerdos comerciales.
• Preparar y dar seguimiento a la documentación de soporte para facturación, coordinando con el área financiera el envío y cierre oportuno del proceso.
• Administrar materiales digitales en PromoMats/Veeva Vault, asegurando la correcta carga de activos, control de versiones, validación de aprobaciones y organización por campañas o proyectos.
• Garantizar la correcta configuración de visibilidad, permisos y anclajes de los materiales en las plataformas, brindando soporte a usuarios internos y clientes cuando sea requerido.

Conocimientos, Habilidades+Experiencia

• Experiencia de 2 a 4 años en gestión de proyectos, operaciones de cuentas (Account Management) o coordinación de procesos de marketing, preferiblemente en agencias o entornos de servicios creativos.
• Profesional en Marketing, Administración de Empresas, Comunicación, Publicidad o carreras afines.
• Experiencia en planificación y seguimiento de proyectos, control de tiempos, asignación de recursos y coordinación de equipos multidisciplinarios.
• Conocimiento y manejo de herramientas de gestión de proyectos, idealmente Workfront o plataformas similares.
• Dominio de Excel a nivel intermedio-avanzado para análisis de información, elaboración de reportes y conciliación de datos.
• Conocimientos básicos de procesos de facturación, control financiero y seguimiento presupuestal.
• Experiencia en gestión de activos digitales (DAM), preferiblemente utilizando plataformas como Veeva Vault o PromoMats.
• Conocimiento de flujos de trabajo de marketing y procesos de revisión/aprobación regulatoria; experiencia en la industria farmacéutica será considerada un plus.
• Capacidad para administrar múltiples proyectos, recursos y prioridades, asegurando un seguimiento efectivo y cumplimiento de plazos.
• Habilidad para interactuar eficazmente con clientes, stakeholders y equipos multidisciplinarios, facilitando la coordinación y el alineamiento.
• Capacidad para analizar información, controlar tiempos y procesos, identificar riesgos y garantizar la calidad de la ejecución.
• Actitud resolutiva para anticipar necesidades, tomar decisiones oportunas y desempeñarse eficazmente en entornos dinámicos y de alta presión.

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